Ügyviteli
rendszer fejlesztés

Ügyviteli rendszer fejlesztésébe való beruházás előtt fontos meghatározni a problémát, amivel szemben állunk. Mennyire egyedi ez a probléma? Létezik-e már rá kész megoldás? Ha igen, mennyire éri ez meg hosszútávon? Előfordul, hogy a dobozos vagy előfizetős szoftverek korlátoltak és áruk drágább hosszú távon, mint egy, kifejezetten a szervezet üzleti tevékenységére készített program.

Érdemes mérlegelni, hogy mennyi előny és hátrány keletkezik abból, hogy a vállalkozás ügyvitele egy zárt rendszerben van. Emiatt ugyanis kevés a lehetőség az egyedi kérések fejlesztésére, az Ügyfél pedig függő viszonyban van a szolgáltatótól (szállítótól való függés).

Az egyedi fejlesztés meglehetősen időigényes folyamat, ezért meg kell vizsgálni a tervezett bevezetésig rendelkezésre álló időkeretet, és az sem mindegy, hogy mekkora büdzsé áll rendelkezésre egy fejlesztés megkezdéséhez.

Olyan cégeknek, akiknek a piacon található ún. dobozos termékek nem felelnek meg, vagy azok megoldásait integrálni szeretnék egy rendszerbe. Egy egyedi célra készített szoftver jellemzően magas hozzáadott értéket képvisel, azonban a dobozos társaihoz képest fajlagosan drágább. Éppen ezért nagyon fontos a költség-haszon elemzés, és a részletes specifikáció.

A jó ügyviteli rendszer, automatizmusai révén, komoly erőforrásokat szabadíthat fel a szervezeten belül, melyből minden vállalkozás profitálhat. Cégmérettől, és bevételtől függően kis- és nagykereskedéseknek, online kereskedéseknek, a gyártás és szolgáltató szektor számára egyaránt ajánlott elindulni, gondolkodni ebben az irányban, mert jelentős versenyelőnyhöz lehet jutni a konkurens cégekkel szemben, akik esetenként dobozos szoftvereket használnak.

Ez a Megbízói elvárásoktól függ. A legtöbb esetben az ERP rendszert érdemes magas rendelkezésre állású kiszolgálói környezetben futtatni, hogy mindig elérhető legyen.
Ezen túl érdemes mérlegelni, hogy csak lokálisan, belső hálózatról vagy mindenhonnan (interneten keresztül) elérhető legyen-e a rendszer. Ezek hibrid verziója sem kizárt, amikor is az ERP rendszer egy-egy része érhető el az interneten bárkinek (pl. megrendelők számára a webshop), míg bizonyos részei csak a Megbízó belső hálózatáról érhetők el.
Ha kizárólag belső hálózatról érhető el a rendszer, érdemes lehet a kiszolgálót lokálisan, a cég egyik telephelyén működtetni.
Ha elérhető kell legyen bárki számára, akkor érdemes VPS-t vagy szerver unit helyet bérelni egy szerverszobában, dedikált internet sávszélességgel.

Változó, hogy milyen keretrendszerben készítjük el az egyedi ügyviteli rendszert. Azért szeretünk nyílt forráskódú szoftverekkel dolgozni, mert sok kiegészítő érhető el hozzá, és ez nagyon rugalmassá tudja tenni a későbbi fejlesztéseket. Pl.: a Joomla keretrendszerhez számos szoftver érhető el, mint webshop rendszer, hibajegykezelő rendszer, online chat stb. Ha ebben a szoftverben valósítjuk meg az egyedi ügyviteli rendszert egy különálló komponensként, akkor a rendszerre számos más szoftver is telepíthető lesz a későbbiekben.

Jellemzően hibajegykezelő rendszerben rögzítjük a hibákat, funkcióigényeket, és a Megbízóval egyeztetve, fontosság alapján rangsoroljuk őket. Esetenként a Megbízónk feladatkezelő szoftverét is használjuk, és azt kapcsoljuk hozzá a fejlesztői rendszerünkhöz valamilyen módon.

Ez a vállalatirányítási keretrendszertől függ. Az átadott rendszer jellemzően tartalmaz egy frissítéskezelőt, melyből akár mi, akár a Megbízó el tud indítani egy-egy frissítést. Az ebben megjelenő frissítési csomag tesztelt.
Komplex, egyedi ügyviteli rendszerek esetén a frissítések akár naponta is kiadásra kerülhetnek, és általában előre egyeztett időpontban frissítjük is őket. Ezeket jellemzően úgy élesítjük, hogy az automatizált munkafolyamat végén élesítjük a frissítési csomagot, így azonnal tesztelhetővé válik a frissítési csomag az éles környezetben. Ha esetleg hiba csúszik a gépezetbe, akkor is van még idő vagy visszaállni az előző verzióra, vagy gyorsan javítani a problémás részeket.

Manapság a legtöbb Megbízónál kifejezett igény, hogy a keletkezett szoftverkód összes vagyoni és tulajdoni jogát megkaphassa, azaz, ezeket a teljesítéskor átruházzuk rá.
Megbízó ez irányú igényét tisztázzuk az árazási fázisban, a szerződés előkészítésekor. Esetenként az is elegendő, hogy a szoftver egyes részeit, az egyedi üzleti logikával kifejezetten érintett részek tulajdon / vagyoni jogát ruházzuk át teljesen, míg a rendszer többi része ún. megengedő licenset kap, azaz, ezen részek felhasználhatóak más projektekben.

Ennek előnye, hogy védi a Megbízót és szabadságot ad arra, hogy akár az Ő projectjéhez, projectjében nyílt forráskódú, szabad szoftvereket tudjunk használni. Így nagyon sok erőforrás takarítható meg a project elkészítésekor. Egy stabil, nyílt forráskódú rendszer éveket tud hozzáadni egy-egy fejlesztéshez. Ezzel a hibrid móddal akár kis cégek számára is lehetőség nyílik, hogy egyedi rendszerekkel dolgozhasson a piacon.